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基础资料建立与导入

2014-01-05 23:49:46   来源:
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一、开始应用系统的时候,需要准备些什么数据?
答:1.要对仓库中的货物进行分类,整理货物的详细资料(如名称、规格、单位等),库存数量、单价、金额;
2.业务来往的客户供应商资料、及其相关的应收应付款、预收预付款;
3.企业各个现金银行帐套上的余额。

二、如何对货物进行分类?
答:对货物进行分类是为了使货物资料更加规范和更好的对货物信息进行查询。因为各行各业都有自身的行业特点,所以货物分类没有一个特定的最好的分类标准,适合自身企业发展的分类才是最好的。
一般来说,可按企业产品的品种、类型、用途、采购途径等作为标准而进行分类。

三、如何准备货物资料?
答:系统刚刚启用的时候是一个空壳,里面什么数据也没有。需要用户把企业实际情况的数据录入到系统中。货物资料必需包含货物分类名称、货物编码、货物名称、单位等。
货物分类:货物所属的类别,只能选择最低层的分类。在根据货物分类进行统计时,将货物的业务发生归属到对应的分类下面。
货物编码:一个货物必须要有一个编码,且两个货物的编码不一相同。
货物名称:货物的详细说明。
单    位:货物的库存计量单位。
其他资料可根据实际情况准备,若系统的界面中没有你要记录的字段,我们还能通过货物自定义字来录入。

四、为什么要进行期初库存数据初始化?如何从EXCEL导入?
答:在使用系统时,系统没用公司的任何数据,需要将目前手工的库存数量录入到系统,初始化的数量作为当前月份的期初数量。此功能只能在系统启动月份进行使用(即使用系统的第一个财务月份),以后月份只能通过盘点对库存数量进行调整。
功能位置:‘系统管理’---‘初始化’---‘库存数量初始化’,系统有两种录入数据的方式,一种是手工录入,另一种是从文件中录入数据。
从EXCEL中导入数据的操作步骤:
1.将电子文档另存为TAB分隔的TXT文档(注:电子文档第一行要设置标题栏,这样在导入文件时,可定义来源文件与系统列表栏位之间的对应关系)。
2.进入导入界面后,选择“打开文件”,在文件列表中选择需要导入的文件;
3.在字段框中选择“系统字段”与“来源文件列表字段”对应关系;
4.导入数据(注:导入数据操作只是将文件的数据导入到系统的列表中,并没有存入数据库)。
5.点击‘存盘’。

五、货物资料中的自定义字段有何用途?
答:因为系统对货物资料的录入是一个默认值,而货物资料中的自定义字段可根据用户的需要,对货物增加一些其他属性的描述。比方说,系统默认有编号、价格、数量、规格等,而用户想把货物的形状、颜色都记录下来,那就可以在自定义字段中设置。 

六、建立仓库资料是否要根据实际的公司仓库来设定?
答:不一定这样做。因为有些企业只有一个公司仓库,划分不同的区域内堆放成品、半成品、原材料等,希望分开统计仓库之间的成本核算。针对这种情况,可以建立成品仓、半成品仓、原材料仓。
系统能根据用户的需求和要求来建立仓库资料,是非常个性化的。

七、系统基础资料中的原因资料有何用途?
答:我们的系统是一个成熟的系统,包含了一般公司流程的管理。但是一个一成不变的系统是无法满足不同行业的需求。为此我们系统涵括了很多自定义字段,让用户来自主操作。基础资料中的原因资料就是为了更方便的使用这些自定义字段。
举个例子:想在销售发货单中记录货物是哪个司机负责送货的。在系统中是没有司机这一个选项的,可以在单头插入自定义字段来作记录。但这样操作的话,每次都要手工的输入司机的名称或代码,十分不便利。因此可先在原因资料中增加这一类别,把全部司机的名字都录入这个类别中去,在使用自定义字段的时候管理这个原因类别,就能直接作下拉菜单选择而不需手工输入了。
实际操作步骤:
1.进入原因资料界面。功能位置:‘基础资料’---‘原因资料’;
2.点击‘工具’---‘增加类别’---录入‘原因类别名称’:司机---在‘原因类别’框中选择‘司机’---点击‘增加’,在右边框中录入司机的名字---增添一个司机,需点击一下‘增加’,完成后点击‘保存’。
3.进入销售发货单界面。功能位置:‘销售管理’---‘销售发货单’;
4.点击‘文件’---‘表单自定义字段’---在单头自定义1的那一行中做以下操作:‘显示’中打勾,‘显示标题’中输入‘司机’,‘原因查询器’中选择‘司机’。
5.完成后点击‘存盘’。然后重新进入‘销售发货单界面’就可以了。

八、供应商资料与客户资料中的类型有何用途?
答:在实际的业务来往中可能会出现一个事业单位即是客户也是供应商的情况。若是在客户资料中建立资料,在类型中选择‘3-客户供应商’,便会在供应商资料中也有这个客户资料。同理,在供应商中建立资料,在类型中选择‘3-客户供应商’,客户资料中也会有这个供应商的资料。

九、在系统中如何录入现金银行帐号的数据呢?
答:首先要统计好公司的现金银行各个帐号的余额有多少。
然后建立现金银行账号。功能位置:‘基础资料’---‘财务相关资料’---‘现金银行账号’。
最后把现金银行账号资料录入系统。功能位置:‘系统管理’---‘初始化’---‘现金银行初始化’。

十、供应商和客户以前的往来业务数据应在哪里录入系统?
答:系统刚开始使用的时候是没有企业任何资料的。需用户在正式使用前对客户和供应商的往来业务进行一次统计,然后录入系统中去。具体操作如下:
1.对正式使用系统前的月份的单据进行一次统计;
2.进入到相应的录入界面。功能位置:‘系统管理’---‘初始化’---根据单据类型不同选择(应收初始化、预收初始化、应付初始化、预付初始化);
3.把文档转格式成‘文本文件(制表符分隔)’格式;
4.点击‘工具’---‘导入初始化数据’---点击‘打开文件’,选择导入文件---在字段框中选择文件与系统的对应字段信息---点击‘导入数据’---检查无误后点击‘存盘’。

十一、在录入期初数据时,应收应付款中的一些负数应如何在系统中记录?
答:有些企业在记录与他人的业务来往的数据中只有两个款项——应收款和应付款。应收应付款中的负数则表示为预收预付款。
在系统中,这两种款项是分开录入系统的。用户操作时需注意把应收应付款中的负数变成正数,录入到预收预付款初始化中去。